Appa

Beléptetés, munkaidő elszámolás, szabadságkérés és követés egyszerűen és fájdalommentesen.

Appa kiemelt kép

/01. Miért

A munkaerő és szabadságkezelés szívás

Évekkel ezelőtt egy minden munkatárs számára elérhető táblázatban tartottuk nyilván a szabadságkéréseket. Ahogy nőttünk, ez a rendszer már nem tudott lépést tartani velük és az elvárásokkal: nehezen lehetett követni, hogy ki mikor lesz szabadságon, a napi munkaidő rögzítése megoldhatatlan volt, és a szabadságok elbírálása rémálommá vált.

Így kezdtünk új megoldást keresni. Sajnos a piacon elérhető szolgáltatások egyike sem felelt meg igényeinknek, és elfogadhatatlannak találtuk, hogy három külön alkalmazást használjunk egy olyan probléma megoldására, amit egyetlen rendszernek kellene kezelnie.

Így jött létre az Appa első változata amit aztán elkezdtünk más vállalkozásoknak is elérhetővé tenni és az ők igényeihez is hozzáigazítani.

Eszközök és technológiák

  • Back-end fejlesztés: PHP alapú Laravel keretrendszer.
  • Front-end: ReactJs.
  • Mobil alkalmazás: React Native.
  • Adattárolás: MySQL.
  • Munkakörnyezet és infrastruktúra: AWS.
  • Kódelemzés: Sonarcloud.
  • Biztonsági ellenőrzés: Snyk SAST szolgáltatás.
  • Beléptető rendszer: Saját fejlesztésű RFID kártyaolvasó eszköz, wifi kapcsolattal.
  • Adatfrissítés: Ably szolgáltatás (WebSocket és Pub/Sub technológiák).
  • Eszközkezelés: Előre konfigurált MDM segítségével történő konfiguráció és frissítés, remote hibakeresés és javítás.
  • Hibajelentés és monitorizálás: Sentry platform.

Csapattagok

  • Technikai vezető: Antal Levente
  • Product owner: Sebestyén Róbert
  • Ux & UI: Györfi Sándor, Péter Botond és Veress Kinga
  • Fejlesztés: Kis Csaba, Rákossy Ágnes, Györfi Róbert,  Tassaly Zsolt, Kovács Jácint,
  • IOT: Gergely József

Fontosabb SAAS komponensek

  • Webalkalmazás
  • Mobilalkalmazás
  • Adminisztrációs felület
  • Kártyás beléptető rendszer / IOT
  • Prezentáció weboldal

/02. Brief

Okosan és kényelmesen

Azt a célt tűztük ki magunk elé, hogy fejlesszünk egy olyan integrált rendszert, amivel problémamentesen meg tudjuk oldani a szabadnapok kezelését és követését, megvalósítható a kényelmes munkaidő elszámolás rugalmas munkaprogram mellett, valamint ne kapjunk hülyét attól, hogy a munkatársak egy része otthonról, mások pedig a kolozsvári irodában dolgoznak és ugyanazt a rendszert kell használniuk.

/03. Kihívások és megoldások

Probléma

Hogyan oldjuk meg, hogy ne legyen szívás szabadságot kérni és jóváhagyni?

A szabadságok adminisztrációja gyakran nehézkes; a nyilvántartásának hiányosságai zavart okozhatnak a munkaerő tervezésében és jelentős adminisztratív terhet rónak a vezetőkre. A munkatársak gyakran váltanak projektet, ezért fontos, hogy a szabadságok jóváhagyása rugalmas és átlátható legyen. Fontos, hogy a vezetők láthassák, kik és mikor veszik ki szabadságukat, így hatékonyabban tudnak tervezni. De az is fontos, hogy a munkatársak lássák, hány szabadnapjuk van, és ennek megfelelően tervezzék a dolgaikat.

Megoldás

Web alapú multitenant webalkalmazás

Belépés után a felületen megadható, hogy mettől meddig tervezünk szabadságra menni, kiválaszthatjuk a szabadság jellegét, mentést követően pedig a kérésünkről a rendszer értesítést küld a megfelelő személynek. A felhasználó a felületen megtekintheti, hogy az adott évre hány szabadnapja van, mennyit használt el, és mennyi maradt még. Jóváhagyás előtt meg lehet tekinteni az idővonalon, hogy milyen egyéb szabadságkérelmek vannak, hogy ennek megfelelően tudjunk döntést hozni. Ezen kívül egy külön felületen beállítható, hogy ki hagyja jóvá a szabadságkérelmeket, így a jóváhagyási folyamat könnyedén szabályozható és átlátható marad.

Probléma

Hogyan oldjuk meg az időmérést?

A rugalmas munkaprogram révén mindenki akkor dolgozza le a munkaidejét, amikor akarja; ezáltal nem jelent gondot, ha nap közben el kell ugrani valahova, vagy ha reggel valami közbejön és csak később tudunk kezdeni. Azonban ezt naplózni nagyon nehézkes; senki sem akarja figyelni, hogy ki mikor jött be vagy éppen mikor vette ki az ebédszünetét. Mindez tovább bonyolódik a két iroda miatt és azért, mert többen home office-ban dolgoznak vagy éppen hibrid munkavégzést folytatnak.

Megoldás

Beléptető rendszer, mobil alkalmazás és selfraporting

Azok, akik az irodában dolgoznak, kártya érintésével kinyithatják a bejárati ajtót, és ezzel automatikusan elindul a munkaidő rögzítése. Amikor távoznak, a folyamat ugyanígy lezárul. Ha valaki ebédszünetre menne, az emeleti mobil állomásnál van lehetősége kijelentkezni, vagy az ebédszünet lejárta után visszajelentkezni. A távolról dolgozók bejelentkezését és kijelentkezését egy webes felületen keresztül intézhetik. Azok, akik otthonról elfelejtették elindítani vagy megállítani a munkaidejüket, módosíthatják ezeket, amit a felettes felülbírálhat.

Probléma

Elidegeníthetetlen azonosítás

Néhány ügyfelünk esetében felmerült a probléma, hogy a kártya elidegeníthető, gyakorlatilag a feljogosított személytől függetlenül is használható, ezáltal nem hordoz megfelelő szintű biztonságot.

Megoldás

Pin kód és profilrögzítés

A probléma megoldására a mobil eszközök kielégítő megoldást nyújtottak, ahol a PIN-kód mellett a személytől elidegeníthetetlen profiladatokat is rögzítünk. Így a beléptetés során elkerülhetetlen, hogy nem megfelelő személy jelentkezzen be.

Probléma

Változó igények kezelése és rugalmasság

Minden ügyfél esetében új problémával találtuk szemben magunkat, amelyre valahogyan meg kellett felelnünk, de közben nem engedhettük meg magunknak, hogy az alkalmazásnak annyi változata legyen, ahány ügyfelünk van, ugyanis ezt képtelenség lett volna karbantartani.

Megoldás

Multitenant és feature flagging

Először el kellett döntenünk, hogy mi a fontosabb, és ebben a tekintetben a skálázhatóság nyert a gyors és kényelmes megoldással szemben. Éppen ezért úgy terveztük meg a rendszert, hogy egyetlen kódbázissal minden ügyfelet ki tudjunk szolgálni. Az igények egy részét, például a vállalkozásra vonatkozó paraméterekként, rögzítettük, míg más dolgokat, például az egyedi igényeket, feature flagging megoldással oldottunk meg, így biztosítva, hogy bizonyos funkciók csak specifikus ügyfelek számára legyenek elérhetőek.

Probléma

Távoli karbantartás

A kihelyezett mobilállomásokat távoli hozzáféréssel kell tudnunk konfigurálni, az IoT-megoldásokat pedig távolról kell tudnunk frissíteni és naprakészen tartani.

Megoldás

MDM és távoli eszközmenedzsment

A mobil állomásokon előre konfigurált MDM (mobile device manager) fut; ennek segítségével tartjuk naprakészen az alkalmazásokat és frissítjük az eszközök rendszerét. Ennek köszönhetően látjuk, hogy mely eszközök vannak használatban, és távoli hibakeresésre is megoldást kínál.

Minden kártyaolvasó eszköz távolról frissíthető, akár egyénileg, akár csoportosan (cég, verzió vagy földrajzi hely szerint).

Probléma

Többnyelvűsítés

Sok esetben előfordulnak vegyes anyanyelvű munkaközösségek; ilyen esetekben a felületnek mindenki számára a saját anyanyelvén is elérhetőnek kell lennie.

Megoldás

Személyes beállítások

Fordíthatóvá tettük a felületet, és a felhasználók a profiljuk alatt beállíthatják, hogy milyen nyelven szeretnék használni azt. A rendszer a nyelvi beállításoknak megfelelően jelenik meg. A nyelvek száma pedig tovább bővíthető.

/04. Eredmények

Munkaidő nyomon követése

Az Appa segítségével a vállalatok pontosabban és hatékonyabban tudják nyomon követni az alkalmazottak munkaidejét. Az automatizált jelentések révén jelentősen csökkent a manuális adatrögzítési hibák száma, ami megbízhatóbb munkaidő adatokat eredményez.

Túlóra kezelés

A rendszer valós idejű nyomon követése lehetővé tette a túlórák pontosabb kezelését. A felhasználók most már képesek gyorsan reagálni a nem tervezett túlórákra, optimalizálva ezzel a munkaerő kihasználtságát és csökkentve a felesleges költségeket.

Szabadságkezelés

Az Appa átlátható szabadságnyilvántartása jelentősen megkönnyítette a vezetők munkáját. A rendszer automatikus frissítései biztosítják, hogy minden szabadságkérelem gyorsan és hatékonyan kerüljön feldolgozásra.

Teljesítmény értékelés

Az alkalmazás által generált adatok segítenek a menedzsmentnek objektív döntéseket hozni a teljesítményértékelések kapcsán. Ez javította a munkavállalói elégedettséget és növelte a produktivitást.

Technológiai stabilitás és biztonság

A biztonsági megoldások, mint a SonarCloud és a Snyk SAST, biztosították, hogy az Appa stabilan és biztonságosan működjön, minimalizálva a sebezhetőségeket és a rendszerhibákat.